Отчитане на разходи за придвижване на служители и използвано от служебни автомобили

Преместването на работодателя в друго населено място може да изисква изплащането на обезщетения по реда на чл. 216 от Кодекса на труда, но тези плащания са еднократни и се правят, когато самият работник са премества да живее в друго населено място – там, където е работодателят му. При това положение трудовото законодателство предвижда, че на работник или служител, който се премества на работа в друго населено място, по споразумение с работодателя могат да се заплатят:
1. пътните разноски за него и за членовете на семейството му;
2. разноските по пренасянето на покъщнината му;
3. възнаграждение за дните на пътуването и за още 2 дни.

В конкретното запитване явно няма да попаднете в хипотезата на чл. 216 от КТ, поради което подобни разходи на работодателя няма да бъдат разглеждани.

Фактът, че работодателят премества от едно населено място (София) в друго населено място (Елин Пелин) договореното място на полагане на труд на своя персонал означава, че със всеки работник или служител следва да се сключи допълнително споразумение, за да се отбележи таи промяна в обстоятелствата. Желанието на работодателя да компенсира по някакъв начин смяната на мястото на полагане на труд може да се реализира посредством:
- Увеличаване на договореното месечно възнаграждение на работника или служителя;
- Приемане на политика за изплащане на социални разходи на персонала в пари или в натура, свързани със задоволяване на техните потребности по пътуване;
- Организиране на служебен транспорт на работниците и служителите от местоживеене до месторабота.

Обръщаме внимание на факта, че всички социални придобивки, които предприятието заплаща и съответно предоставя безплатно на своя персонал, представляват безвъзмездни доставки, за които предприятието няма право да приспада данъчен кредит в съответствие с изискванията на чл. 70, ал. 1, т. 2 от ЗДДС.

Когато даден работник или служител е командирован от едно населено място (Елин Пелин) в друго населено място (София) с цел извършване на служебни задачи, документалното обосноваване на всички извършени разходи следва да бъде съобразено с Наредбата за командировките в страната. Това означава, че работодателят следва да издаде заповед за командировка, в която да определи каква ще е задачата, времетраенето на командировката, полагащите се дневни пари, както и начина на пътуване – в случая с лично моторно превозно средство. По силата на чл. 13 от Наредбата за командировките в страната, когато в заповедта за командировка е посочено командированият да пътува с лично моторно превозно средство, се изплащат пътни пари, равни на равностойността на изразходваното гориво по разходни норми, определени от производителя на моторното превозно средство, за най-икономичния режим на движение. В случаите в заповедта за командировка задължително се посочват данните за вида и марката на личното моторно превозно средство, за разхода, вида и цената на горивото, за маршрута и разстоянията в километри по републиканската пътна мрежа, по които се установяват пътните пари. За закупеното гориво командированото лице следва да предостави разходно оправдателен документ от бензиностанцията. Когато този документ е фактура, издадена на името на самото предприятие, за частта от разхода определен съгласно пробега и разходната норма на автомобила, дружеството ще има право на данъчен кредит по реда на ЗДДС.

За служебните автомобили, с цел документиране на обстоятелството че разхода е осъществен във връзка с независимата икономическа дейност на предприятието и по този начин счетоводно отчетеният разход да бъде признат за данъчни цели по реда на ЗКПО, вкл. и правото на приспадане на данъчен кредит по реда на ЗДДС, освен фактура за закупеното гориво, предприятието следва да състави документ който засяга само дейността на предприятието по смисъла на чл. 6, ал. 3 от Закона за счетоводството. Такъв документ е пътната книжка или пътният лист, който дава информация за действително извършеният пробег, въз основа на който предприятието отчита разхода за счетоводни цели и съответно приспада данъчният кредит по издадените данъчни фактури в съответствие с останалите изисквания на ЗДДС.