Счетоводно и данъчно третиране на разходи за представително облекло

Предоставянето на сумата от 100 евро на административните работници за представително облекло въз основа на решение на Общото събрание и последваща заповед представлява социален разход в натура съгласно нормата на чл. 204, ал. 1, т. 2 от Закона за корпоративното доходно облагане. Тъй като това облекло няма задължителен законов характер, както е при работното и предпазното облекло, то подлежи на облагане с 10 на сто окончателен данък върху социалните разходи по реда на чл. 216 от ЗКПО.

Относно ползването на данъчен кредит, дружеството няма право да приспада такъв, тъй като е приложима разпоредбата на чл. 70, ал. 1, т. 2 от Закона за данък върху добавената стойност. Специалното изключение по чл. 70, ал. 3, т. 1 от ЗДДС за ползване на данъчен кредит важи единствено за безплатно работно, униформено и предпазно облекло, предоставено по нормативен акт, но не и за представително такова на административния персонал. Поради тази причина целият размер на ДДС по представените фактури се включва директно в стойността на разхода за фирмата.

При осчетоводяването на сделката до определения лимит от 100 евро се съставя счетоводна операция за дебитиране на сметка за разходи, като сметка 601 Разходи за материали или сметка 609 Други разходи, с пълната сума по фактурата с включен ДДС, срещу кредитиране на сметка 401 Доставчици или сметка 422 Подотчетни лица. При изплащането на сумата на служителя се дебитира сметка 401 или 422 срещу кредитиране на сметка 501 Каса или сметка 503 Разплащателна сметка. За начисляването на 10-процентния данък върху социалните разходи се дебитира сметка 609 (сметкова подгрупа за данък върху социалните разходи) и се кредитира сметка 454 Задължения за бюджетни данъци.

Когато сумата по представената фактура надхвърля гласувания лимит от 100 евро, надплатената разлика остава изцяло за сметка на служителя и не се признава за фирмен разход. В този случай работодателят може да осчетоводи във фирмените си регистри само одобрения лимит от 100 евро с включен ДДС, като остатъкът се покрива лично от физическото лице. Алтернативно, ако фактурата за пълния размер е издадена на името на дружеството, тя се завежда в пълен размер, като сметка 601 или 609 се дебитира със 100 евро за признатия социален разход, сметка 421 Персонал или сметка 442 Вземания по липси и начети се дебитира с разликата за сметка на служителя, а сметка 401 Доставчици се кредитира с цялата стойност на фактурата. При последващото уреждане на плащането сметка 401 се дебитира с пълния размер, сметка 501 или 503 се кредитира с изплатените от фирмата 100 евро, а сметка 421 или 442 се кредитира с личната част, удържана от заплатата или внесена от лицето.