Съхраняване на хартиени документи за направени разходи за сметка на компанията

Мария Страшилова
на 15 Ян 2025

Въпрос:
➤ Компанията използва уеб базирано приложение за разплащания на служителите, като на всеки служител е предоставена банкова карта за разплащания, която е на името на дружеството. След като извърши разхода, всеки служител е длъжен да сканира документа за съответния разход и да го прикачи в приложението. В счетоводството на компанията в реално време се визуализира разходът на конкретния служител и документа за съответния разход фактура, касова бележка, и други. Също така документът се изтегля в pdf формат и се съхранява на счетоводен сървър. Компанията трябва ли да прави проверка дали всички хартиените документи са налични в счетоводния ѝ архив или може ли да приеме за документ за операцията само електронния файл във формат pdf?
Отговор:
Зададеният въпрос реферира към терминология и изисквания на Закона за счетоводството, раздел II, Закон за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУУ) и ЗКПО, раздел Документална обоснованост.
В тази връзка и с цел да изясним основанията относими към казуса, ще сравним информацията в тях.
На първо място е важно да уточним какви са целите на Закона за счетоводството (ЗСч). Той урежда изискванията към текущото счетоводно отчитане и счетоводните системи в предприятията, счетоводните документи и счетоводната информация, инвентаризацията на активите и пасивите и съхраняването на счетоводната информация.
В раздел II, чл. 4, ал. 1 и ал. 5 от Закона за счетоводството са дадени две определения, относими към отговора на въпроса, а именно:
- ал. 1: „счетоводен документ е хартиен или технически носител на счетоводна информация, класифициран като първичен, вторичен и регистър“;
- ал.5: „Счетоводен документ по ал. 1 може да е електронен документ, който съдържа информацията, изисквана по този закон, издаден и получен в какъвто и да е електронен формат при спазване на изискванията на Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги“.
Техническият носител на счетоводна информация, класифициран като първичен, вторичен и регистър, представлява документ или средство, което се използва за записване, обработка и съхраняване на счетоводни данни.
Първичен документ е документът, който се съставя при възникване на стопанска операция. Той служи като доказателство за извършеното събитието и основание за записване в счетоводните регистри.
Примери за първичен счетоводен документа са: фактури, касови бележки, приходни и разходни касови ордери, протоколи за инвентаризация.
В тази връзка и с цел да изясним основанията относими към казуса, ще сравним информацията в тях.
На първо място е важно да уточним какви са целите на Закона за счетоводството (ЗСч). Той урежда изискванията към текущото счетоводно отчитане и счетоводните системи в предприятията, счетоводните документи и счетоводната информация, инвентаризацията на активите и пасивите и съхраняването на счетоводната информация.
В раздел II, чл. 4, ал. 1 и ал. 5 от Закона за счетоводството са дадени две определения, относими към отговора на въпроса, а именно:
- ал. 1: „счетоводен документ е хартиен или технически носител на счетоводна информация, класифициран като първичен, вторичен и регистър“;
- ал.5: „Счетоводен документ по ал. 1 може да е електронен документ, който съдържа информацията, изисквана по този закон, издаден и получен в какъвто и да е електронен формат при спазване на изискванията на Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги“.
Техническият носител на счетоводна информация, класифициран като първичен, вторичен и регистър, представлява документ или средство, което се използва за записване, обработка и съхраняване на счетоводни данни.
Първичен документ е документът, който се съставя при възникване на стопанска операция. Той служи като доказателство за извършеното събитието и основание за записване в счетоводните регистри.
Примери за първичен счетоводен документа са: фактури, касови бележки, приходни и разходни касови ордери, протоколи за инвентаризация.
Чл. 4, ал. 5 от ЗСч приема възможността счетоводният документ да може да е в електронен формат при определени условия от ЗЕДЕУУ.
По смисъла на ЗЕДЕУУ електронен документ е документ, който съществува в електронна форма и е създаден, подписан, съхраняван или прехвърлен с помощта на информационни технологии. Той има същата юридическа стойност като хартиения документ, ако отговаря на изискванията, установени от закона.
В Закона за корпоратично подоходно облагане в чл. 10, ал. 1 и 2 е записано, че:
„(1) Счетоводен разход се признава за данъчни цели, когато е документално обоснован чрез първичен счетоводен документ по смисъла на Закона за счетоводството, отразяващ вярно стопанската операция;
(2) Счетоводен разход се признава за данъчни цели и когато в първичния счетоводен документ липсва част от изискуемата информация по Закона за счетоводството, при условие че за липсващата информация са налице документи, които я удостоверяват.“
На база на информацията, която ни предоставяте, че двете информационни системи не са интегрирани, не може да се гарантира сигурност, пълнота и надеждност на информацията която се пренася между двата софтуера, ние считаме че в счетоводната документация следва да има хартиени копия от всички първични документи, които да са с индикации (номера,подписи, дати), че са проверени и съдържат реквизити изискуеми по Закона за счетоводството. Проверката на първичните документи в счетоводството следва да се извършва ежемесечно и трябва да има пълно съответствие с информацията от уеб базираното приложение за разплащания. Равнение между двете системи се доказва със счетоводни записи.
Бихме Ви посъветвали да обърнете внимание на връзката между счетоводните политики и вътрешните контроли на компанията. Нашето разбиране е, че вътрешните контроли играят ключова роля за прилагането на счетоводните политики на практика. Те могат да бъдат споменати в контекста на осигуряване на качеството и надеждността на финансовата информация.
БЕЗПЛАТНО приложение portalschetovodstvo.bg

Бъдете в крак с всички решения, предложени от специалистите.
Абонирайте се сега в бюлетина на PortalSchetovodstvo.bg и получете специалния PDF " Готови решения за вярно прилагане на данъчните закони"!
Подобни статии от категория Закон за счетоводство
12Юни2023
Осчетоводяване на суми, ползвани за лични нужди от служебна дебитна карта на ЗП
от Мария Страшилова
на 12 Юни 2023
28Юни2022
Превод на фактури на немски език по договор за СМР
от Трендафил Василев
на 28 Юни 2022
18Февр2021
Оформяне на разходи във връзка с програма за лоялност на служители
от Христо Досев
на 18 Февр 2021