Документи за отчитане на режийни разходи за отдаван под наем офис

При наличен сключен договор за наем по реда на чл. 228 от Закона за задълженията и договорите (ЗЗД), наемодателят се задължава да предостави на наемателя една вещ за временно ползуване, а наемателят - да му плати определена цена. В такава ситуация на основание чл. 232 от ЗЗД наемателят е длъжен да плаща наемната цена и разходите, свързани с ползването на вещта. Ето защо в конкретната фактическа обстановка дружество Y в качеството си на наемател на офис е длъжен да заплаща разходите за консумативи, като електроенергия, вода и др.п. Предвид обстоятелството, че действителен ползвател на електроенергията и водата е дружеството Y - наемател, то тогава само това предприятие следва да отчита тези разходи като текущи в своите счетоводни регистри и финансови отчети.

Текущото счетоводно отчитане съобразно изискванията на Закона за счетоводството изисква подсигуряване на документална обоснованост на стопанските операции (чл. 3, ал. 3 от ЗСч.). Ето защо за да може да отчита своите разходи, предприятие Y следва да документира стопанските си операции, като се снабди със счетоводен документ по смисъла на чл. 6, ал. 1 от ЗСч., адресиран до външен получател.     

За предприятието наемател са възможни няколко варианта, посредством които да спази изискванията на документалната обоснованост. Единият вариант е партидите за ток и вода да се прехвърлят на негово име и по този начин то ще получава фактури за ползваните разходи директно от доставчика на комуналните услуги. Другият вариант е същите да му бъдат префактурирани от наемодателя – дружество Х, за да може в крайна сметка за реално ползваната електроенергия и вода дружеството наемател да притежава първичен счетоводен документ по чл. 6, ал. 1 от ЗСч, в който е вписан като получател на съответните разходи.

Предвид обстоятелството, че съгласно чл. 232 от ЗЗД разходите за електроенергия и вода са действително ползвани от наемателя – дружество Y, то при тяхното префактуриране от страна на наемодателя – дружество Х, същите не следва да се отчитат като приход и разход, а следва да се представят само като разчети - вземане от наемателя и задължения към доставчика на комунални услуги.